در دو مقاله پیشین به طور کامل توضیح داده شد که بهترین سرویس مدیریت ناوگان که به وسیله ارائه دهندگان می‌تواند به بازار ارائه شود چیست و همچنین برای انتخاب بهترین سخت‌افزار ردیابی خودرو باید چه پارامترهایی را مورد توجه قرار داد. بر همین اساس، مرحله بعدی نحوه انتخاب مناسب‌ترین و جامع‌ترین سامانه مدیریت ناوگان خودرویی و نرم افزار ردیاب خودرو است که کلیه نیازهای شما را پوشش می‌دهد.

هر چند این مرحله به نظر آسان و واضح است اما لازم به توضیح است که پارامترها و شاخص‌های انتخاب یک نرم‌افزار و همچنین ویژگی‌هایی که باید مورد توجه قرار گیرد تعدد بیشتری نسبت به دو بخش قبلی داشته و از اهمیت فراوانی برخوردار هستند. چرا که گاهی عدم انتخاب صحیح یک سامانه جامع می‌تواند بسته به تعداد ناوگان خودرویی یک عامل بازدارنده در مدیریت صحیح کسب و کارتان باشد. در این بخش تعدادی از مهمترین سوالاتی که به طور قطع باید از ارائه‌دهندگان سامانه‌های مدیریت ناوگان خودرویی پرسیده شود، ارائه شده است.

اولین گام، انتخاب سامانه با امنیت بالاست.

در ابتدا، همواره رانندگان و صاحبان کسب‌وکار در به کارگیری تکنولوژی‌های جدید نگران حفظ امنیت و حریم شخصی سازمانی هستند. نگرانی سازمان‌ها در ارتباط با امنیت و حریم شخصی چیست؟ اولین گام برای سنجش میزان امنیت، دریافت دمو است. شما با دیدن فضای نرم‌افزار و استفاده از داده‌های ساختگی می‌توانید نوع کاربری را مشاهده کرده و از میزان اهمیت امنیت و حریم شخصی در طراحی نرم‌افزار آگاه شوید.

هنگام تست دمو نرم‌افزار به سوالات زیر پاسخ دهید :

• آیا سامانه به اندازه کافی ایمن است؟
• ورود به نرم‌افزار و کاربری آن تا چه حد آسان است و با سهولت پیش می‌رود؟

در واقع بخش‌هایی از سیستم مدیریت ناوگان خودرویی که باید مورد سنجش قرار گیرد حفظ امنیت و حریم شخصی داده‌های مربوط به رانندگان و دارایی‌های سازمان است. قدم بعدی، ارزیابی و سنجش اطلاعات و داده‌هایی است که سامانه در اختیار کاربران با دسترسی‌های مختلف قرار می‌دهد. برای سنجش میزان امنیت سیستم می‌توانید زیرساخت‌های سامانه را ارزیابی کنید. روش دیگری که می‌توانید از آن استفاده کنید مشورت با یک متخصص امنیت سایبری است. از وی بخواهید نرم‌افزار مورد نظر را با شاخص‌های امنیت مورد بررسی قرار دهد.

اولین چیزی که هنگام باز کردن یک نرم‌افزار مدیریت ناوگان به ذهن شما می‌رسد چیست؟

قطعا ظاهر زیبا و ساده نرم‌افزار است. یکی از پارامترهای کاربران در انتخاب هر نرم‌افزاری ظاهر زیبا و کاربری آسان نرم‌افزار است. خاصیت نرم‌افزارهایی چون نرم افزار ردیاب خودرو و مدیریت ناوگان این است که در پی ایجاد تغییرات هستند. توجه به این نکته ضروری است که همواره ایجاد تغییر با مقاومت کارکنان رو به رو است. اولین پارامتری که می‌تواند این مقاومت را کم کند فضای خلوت و همچنین سهولت استفاده از نرم‌افزار است.

کاربران باید بتوانند با توجه به میزان اطلاعات مورد نیاز خود به سامانه دسترسی داشته و از آن استفاده کنند. رابط کاربری آسان و فضای کاربرپسند، سامانه مدیریت ناوگان را با سرعت و سهولت بیشتری در سازمان جا می‌اندازد. اشاره به این نکته فراموش نشود که گاهی اتفاق می‌افتد که کاربران اصلی سیستم با فرد دیگری جایگزین می‌شوند. پس رابط کاربری باید آنقدر آسان و ساده باشد که با آموزشی اندک، به فرد جدید انتقال داده شود.

امروزه ارائه محصول در بازار در حالی صورت می‌گیرد که روزانه شاهد محصولات جدید با ویژگی‌های جدید هستیم. در نتیجه در چنین جامعه‌ای با این سرعت تغییرات، تنها زمانی یک سازمان می‌تواند زنده بماند که خود را با تغییرات تطبیق داده و همواره بروز شود. محصولاتی چون ردیاب خودرو و سامانه‌های کنترل از راه دور ناوگان خودرویی، با عمری کمتر از ۲۰ سال با استقبالی غیر قابل تصور رو به رو شده و در مدت زمان کوتاهی، حجم این بازار و میزان معاملات صورت گرفته در آن به صورت چشمگیری افزایش یافت.

در نتیجه در حالیکه به دنبال انتخاب یک نرم افزار ردیاب خودرو و مدیریت ناوگان کارآمد هستید به دیدگاه تیم طراح آن نیز توجه کنید. تیم طراح باید همواره نگاهی به آینده داشته و در صدد بروزرسانی دائمی نرم‌افزار باشد. امکان ردیابی هیچ‌گاه تمام نخواهد شد و همچنین ردیابی و مانیتورینگ ناوگان سازمانی، به امری اجتناب‌ناپذیر تبدیل شده است و همواره نیز در حال گسترش است.

زمانیکه در حال انتخاب بهترین سامانه مدیریت ناوگان خودرویی هستید، سوال های زیر را بارها و بارها از خود بپرسید :

• آیا سازمان مورد نظر، نرم‌افزار را طبق برنامه‌ای درست و اصولی بروزرسانی کرده و توسعه می‌دهد، یا اینکه هر روز باید شاهد باگ‌ها و خطاها باشید؟
• آیا آن‌ها از استاندارهای جهانی مدیریت ناوگان آگاهی دارند؟

این سوالات می‌تواند تخمین خوبی از یک سامانه مدیریت ناوگان مناسب باشد.

زمانی که در حال انتخاب بهترین سامانه مدیریت ناوگان هستید یکی از مهمترین مسائل انتخاب نرم‌افزاری است که در صورت بزرگ شدن و افزوده شدن امکانات، پیچیده نشود. در واقع انتخاب یک نرم‌افزار با پیچیدگی مناسب یکی از مهمترین پارامترهایی است که باید مورد توجه قرار گیرد. به عنوان مثال، اگر سازمان شما تنها ۵ ناوگان خودرویی داشته باشد و نرم‌افزارهایی پیچیده را خریداری کرده باشید، نه تنها بهره‌برداری ایجاد نخواهد شد بلکه به دلیل سطح بالای پیچیدگی دریافت گزارش از سامانه امری دشوار بوده و هزینه ابتدائی نیز باز نخواهد گشت.

اشاره به این نکته ضروری است، زمانی که شما بدون توجه به نیازهای خود اقدام به خرید نرم‌افزاری با انواع ماژول‌ها و امکانات می‌کنید در اصل بیش از نیمی از امکانات، مورد استفاده قرار نخواهد گرفت و پول خود را هدر داده‌اید. در واقع خرید یک نرم‌افزار بیش از حد پیچیده به جای این که یک راهکار باشد به مشکلی بزرگ تبدیل خواهد شد. مانیتورینگ ناوگان خودرویی در یک نرم‌افزار ساده برای تعداد ناوگان کم بسیار لذت بخش خواهد بود. این اصل برای تعداد ناوگان زیاد قابل بررسی است.

اگر مجموعه ناوگان خودرویی سازمانی بیش از ۵۰ خودرو باشد، مدیریت آن‌ها با نرم‌افزاری بسیار ساده که تنها امکان ردیابی را فراهم می‌کند، امری دشوار خواهد بود. در کل سازمانی با تعداد ناوگان زیاد و تنوع بالا، نیازمند فاکتورهای بیشتری برای عملیات قابل قبول با اثربخشی بالاست. تنوع بالای پارامترها به این دلیل مورد نیاز است که برای مدیریت تعداد زیاد ناوگان باید داده‌ها واقعی و دقیق باشند. چرا که با توجه به گزارشات باید تصمیم‌گیری کرد. برای انتخاب بهترین نرم‌افزار با سطح پیچیدگی مناسب اول نیازها و تعداد ناوگان سازمانی را شناسایی کنید و سپس متناسب با آن اقدام به خرید کنید.

در برخی موارد قیمت یکی از مهمترین فاکتورها در انتخاب بهترین سامانه مدیریت ناوگان خودرویی است، که گاهی قیمت با توجه به پیچیدگی سامانه، ماژول‌ها و همچنین تعداد ناوگان خودرویی متفاوت است. انتخاب یک نرم‌افزار مناسب می‌تواند از هزینه‌های بعدی جلوگیری کند.

در هنگام سرمایه‌گذاری برای خرید سامانه به هزینه‌های ناشی از عدم به کارگیری سامانه نیز دقت کنید. بهتر است هنگام پرداخت هزینه بیشتر به کیفیت سامانه و داده‌های دریافتی دقت کنید؛ چرا که در بعضی سازمان‌ها تنها شاخص، بودجه است. سرمایه‌گذاری برای هوشمندسازی ناوگان خودرویی یک سرمایه‌گذاری بلندمدت است. سازمان‌هایی با تعداد ناوگان کوچک و متوسط می‌توانند اقتصادی‌ترین گزینه را انتخاب کنند.

مدت زمان بازگشت سرمایه

یکی از شاخص‌های مهم در انتخاب سامانه مدیریت ناوگان خودرویی، مدت زمان بازگشت سرمایه است. در ابتدا از فروشنده بخواهید مزایای سامانه را برای شما شرح دهد؛ با بیان آن می‌توانید میزان صرفه‌جویی‌های ایجاد شده پس از به کارگیری سامانه را محاسبه کرده و مدت زمان بازگشت سرمایه اولیه را محاسبه کنید.

مدیریت هزینه‌ها و ردیابی مسیر هزینه

قطعا تعداد سازمان‌هایی که می‌توانند کلیه هزینه‌ها را با جزئیات بررسی کنند و آگاهی داشته باشند که پول‌های سازمانی دقیقا در چه نقاطی و برای چه منظوری هزینه شده است، بسیار اندک هستند. همچنین اندازه‌گیری اثربخشی و بهره‌وری با توجه به ورودی و خروجی‌ها کاری بسیار دشوار است، که این عمل را سامانه مدیریت ناوگان خودرویی سهولت می‌بخشد.

سیستم اطلاعات جغرافیایی

GIS به طور قطع یکی از مهمترین ویژگی‌هایی است که نرم‌افزار مدیریت ناوگان خودرویی می‌تواند به عنوان ابزاری برای حل مسئله، تصمیم‌گیری‌ها و همچنین تجسم داده‌ها در یک بخش جغرافیایی مورد استفاده قرار دهد. داده‌‌ها می‌تواند نتایج جالب توجهی را در اختیار مدیران قرار دهد.